Setup bộ máy kế toán Doanh Nghiệp

1. Setup hệ thống kế toán theo “đúng” mục tiêu chủ doanh nghiệp, giúp ông chủ ”nắm trọn vẹn” trong tay phòng kế toán để từ đó việc quản trị tài chính, đưa ra các giải pháp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh, chống thất thoát, tối giản chi phí hay lớn hơn là mở rộng quy mô, trao quyền,.. được diễn ra trôi chảy mà không bị phụ thuộc vào sự thay đổi, ra vào của nhân sự là điều thật sự ”cấp thiết” đối với bất kì doanh nghiệp thuộc ngành nghề nào. 

Nhất là với các doanh nghiệp mới thành lập cần setup một bộ máy kế toán hoạt động năng suất, ổn định, hay các doanh nghiệp đã thành lập cũng cần tái thiết lập, tối ưu bộ máy kế toán để bắt nhịp tốc độ phát triển của doanh nghiệp phục vụ hoạt động tiếp cận vốn đầu tư, hợp tác kinh doanh, tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Với nhiều năm kinh nghiệm kinh doanh, các CEOs đều quá nằm lòng câu nói :” Tài chính xuất phát điểm từ kế toán”. Vì thế, ông chủ nào cũng muốn Chuẩn hóa một hệ thống kế toán vận hành mượt mà xoay quanh ba keywords: Kiểm soát – Ghi nhận – Báo cáo cung cấp số liệu I >> thì mới quản trị được doanh nghiệp, tài chính hiệu quả.

Tuy nhiên, hiện nay có đến 85% doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng cũng như vận hành bộ máy kế toán từ khâu quản lý hệ thống nhân sự, quy trình, mẫu biểu đến hệ thống báo cáo, chứng từ, công cụ kiểm soát,..khi đội ngũ nhân sự kế toán còn thiếu kinh nghiệm chuyên môn, thực chiến chuyên sâu theo ngành, không đáp ứng được mục tiêu mà ông chủ đề ra dẫn đến nhiều cái kết “đổ vỡ”, điển hình như là:

• Doanh nghiệp bị “giam” vào vòng lao lý, thất thoát lãng phí tài sản lớn, lợi nhuận giảm sút, thậm chí dẫn đến “phá sản” khi Quy trình hoạt động hệ thống kế toán còn thiếu chặt chẽ, nhân sự xây dựng mô hình số liệu sai. Quy định, quy chế, mẫu biểu trong công ty còn chưa được update phù hợp thậm chí còn chưa có mẫu, nhiều phòng ban chỉ làm theo thói quen, tải mẫu trên mạng không đủ nội dung,.. Hệ thống chứng từ sổ sách chưa được lưu trữ chặt chẽ chi tiết, vẫn còn lộn xộn thiếu sót, chưa đúng hợp lệ theo quy định nhà nước (trong khi luật pháp, môi trường kinh doanh thì luôn có những chuyển biến bất ngờ.)
• Doanh nghiệp “ngậm ngùi” bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng quy mô vì không đủ điều kiện vay vốn ngân hàng, sự chấp thuận của nhà đầu tư >> Điều này cũng dễ hiểu khi Hệ thống báo cáo công ty không những chậm trễ, không liên tục mà còn chỉ theo dạng thống kê, nhân viên chỉ biết làm theo mẫu mà không biết triển khai & phân tích báo cáo theo đúng mục tiêu thực tế doanh nghiệp cần. Hơn nữa, Doanh nghiệp còn chưa khai thác được hết các tính năng và lựa chọn được Hệ thống công cụ thực hiện & kiểm soát( bao gồm phần mềm kế toán và lưu trữ dữ liệu) phù hợp, việc setup xây dựng cơ sở dữ liệu ngay từ đầu phục vụ cho việc quản lý số liệu & ra các báo cáo nhanh còn nhiều vướng mắc.

Hơn nữa, nắm bắt rõ được tình hình bộ máy kế toán đang gặp phải và giải quyết chúng ổn thỏa là vẫn “chưa đủ”. Doanh nghiệp cần phải hiểu “sâu sắc” những khó khăn mà bộ phận kế toán từng ngành nghề gặp phải để có thể “tối ưu” trong việc setup hệ thống kế toán. Cụ thể như:

• Trong khi Doanh nghiệp sản xuất gặp khó khăn trong việc tính giá thành kéo theo bài toán liên quan đến quản trị hao hụt, giảm thiểu chi phí thì Doanh nghiệp thương mại phải “loay hoay” với 2 vấn đề mấu chốt là quản lý doanh thu và quản lý chuỗi khi mở rộng nhiều cửa hàng, doanh thu ngày một lớn, hàng tồn kho ngày càng nhiều.
• Ngành xây dựng khó khăn trong việc tính chi phí xây dựng theo tỉ lệ, theo dự toán hay khâu xử lý hồ sơ không hiệu quả gây ảnh hưởng đến chi phí thuế, dữ liệu thanh toán, nghiệm thu, bàn giao.
• Doanh nghiệp Bất động sản với đặc điểm phải quản lý lượng vốn lớn, nhiều dự án dày đặc thì bài toán tối ưu quảntrị dòng tiền, cải thiện năng lực tài chính để thu hút vốn, huy động vốn được diễn ra thuận lợi được coi là ưu tiên.
• Ngành Xuất nhập khẩu thì phải đặc biệt chú ý về việc thanh toán nước ngoài, vấn đề về tỷ giá, những vấn đề về thuế nhập khẩu, gia tăng, hoàn thuế,…Trong đó Ngành Dịch vụ cần lưu ý tới việc tính giá vốn & hoạt động triển khai.

Thấu hiểu được các khó khăn đó, đội ngũ chuyên gia dày dặn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán – Kiểm toán – Kiểm soát nội bộ tại AFO mang đến cho bạn giải pháp : “Dịch vụ setup hệ thống kế toán” đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành phòng kế toán theo đúng mục tiêu ngành nghề kinh doanh một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, nâng cao sức khỏe tài chính, tăng cường thu hút vốn để phát triển vững mạnh.

• Giải pháp chúng tôi mang đến cho doanh nghiệp trong dịch vụ setup hệ thống kế toán AFO

Chính vì việc vận hành phòng kế toán đòi hỏi phải có một quy trình trơn tru, thống nhất. Đặc biệt phải có các quy chuẩn, quy định kiểm soát chặt chẽ mọi yếu tố theo đúng mục tiêu ngành nghề như thế. Cho nên Dịch vụ setup hệ thống kế toán AFO sẽ đảm bảo giải quyết, đáp ứng tối đa mọi mong muốn của doanh nghiệp.

• Về hệ thống nhân sự.

• •  Xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kế toán: kế toán gồm nhiều mảng, nhiều hạng mục công việc khác nhau. Có những công ty nhỏ chỉ cần một kế toán để phụ trách mọi hạng mục. Nhưng cũng có những đơn vị phải cần đến một bộ phận “khổng lồ”.

Tùy theo quy mô, nhu cầu, hoạch định của doanh nghiệp mà AFO sẽ xây dựng cơ cấu nhân sự phòng kế toán phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp. Đó có thể là một phòng ban với đầy đủ kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thu chi, kế toán tiền lương, kế toán thuế…. Hoặc là một phòng kế toán nhỏ chỉ gồm 2-4 nhân sự..

Ngoài ra, đối với mỗi vị trí, AFO cũng sẽ đưa ra các tiêu chí, tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp, đạo đức để doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình tuyển dụng.

•  Xây dựng mô tả công việc cho phòng ban và từng vị trí: Đây là điều then chốt để doanh nghiệp nói chung, phòng kế toán nói riêng có thể định hướng, định lượng rõ ràng công việc phải làm. Từ đó vận hành phòng kế toán một cách trơn tru nhất.Điều này cũng sẽ giúp doanh nghiệp, trưởng bộ phận kế toán dễ dàng xây dựng KPI cho phòng ban và mỗi nhân viên. Dựa trên đặc thù của ngành nghề và quy định riêng của mỗi doanh nghiệp, AFO sẽ xây dựng mô tả công việc chi tiết để các nhân viên đều hiểu rõ:
  • Cần phải làm gì
  • Mục tiêu và tiêu chuẩn công việc
  • Không bị trùng lặp công việc với người khác
  • Biết rõ ai sẽ là người cần liên hệ để giải quyết công việc

• Nâng cao nghiệp vụ kế toán cho đội ngũ nhân viên: Để đảm bảo vận hành phòng kế toán theo quy trình chuẩn thì các nhân viên cũng cần được đào tạo một cách bài bản. Xuất phát điểm là Học viện đào tạo tài chính – kế toán hàng đầu, AFO sẽ giúp công ty lên kế hoạch đào tạo đội ngũ nhân viên cả về kỹ năng lẫn trình độ nghiệp vụ, chuyên môn sâu.
• Về hệ thống quy trình – quy chế – mẫu biểu:

• • Xây dựng quy trình vận hành phòng kế toán chặt chẽ: Một quy trình kế toán chặt chẽ, được kiểm soát sát sao tất cả các công việc sẽ giúp doanh nghiệp minh bạch nguồn tiền, sử dụng đồng vốn hiệu quả.

AFO sẽ xây dựng quy trình vận hành phòng kế toán đồng nhất tất cả các khâu phù hợp với ngành nghề, hoạt động kinh doanh của DN: Từ thu mua hàng hóa, các khoản chi, giá trị hàng tồn kho, cho đến dòng tiền lưu thông, kiểm soát thất thoát trong quá trình hoạt động đảm bảo luôn được update kịp thời theo tình hình kinh doanh, luật pháp,…

• Về Hệ thống báo cáo – Hệ thống chứng từ sổ sách – Công cụ kiểm soát

Xây dựng theo hệ thống “tròn”: Dễ dàng nhận biết lỗ hổng, phản ánh vấn đề thực tế thiếu – thừa lệch khỏi “tâm” bộ máy vận hành kế toán

• Lựa chọn phần mềm kế toán CUSTOMISE chuyên biệt giải quyết bài toán chiến lược trung – dài hạn theo đúng mục tiêu vận hành, mô hình doanh nghiệp: giảm thiểu tối đa khâu nhập liệu khi tận dụng các tools, các chức năng riêng,.. với đích đến tối đa năng suất làm việc.
• Đảm bảo an toàn – Kiểm soát Dễ dàng điều chỉnh, lưu trữ tự động – Trực quan hóa dữ liệu kinh doanh theo ngày/tuần/tháng/năm qua biểu đồ, đường xu hướng.., giúp ban lãnh đạo điều hành doanh nghiệp với tâm thế thoải mái, ra quyết định kinh doanh sáng suốt trên hệ thống báo cáo quản trị thông minh 4.0.
• Quy chế kiểm soát sử dụng Email công ty, Zalo điện thoại, Excel, Google Drive,.. cho phòng ban theo phương thức chính xác, bảo mật nhất. Đảm bảo công việc ghi chú, phân tích các chỉ số kinh doanh, khoản nợ, tuổi nợ, nguyên tắc hạch toán & .giao việc,.. sao cho khoa học.
• Sử dụng dịch vụ setup hệ thống kế toán tại AFO Quý doanh nghiệp sẽ được:

B1. Xây dựng bộ máy kế toán (bao gồm cung cấp nhân sự hoặc không cung cấp nhân sự)

B2. Rà soát, kiểm tra, xác nhận số liệu trên BCTC quản trị đến thời điểm bắt đầu tư vấn

B3. Rà soát, sửa đổi, xây dựng mới hệ thống mẫu biểu chứng từ kế toán và liên quan đến kế toán

B4. Rà soát, sửa đổi, xây dựng mới hệ thống quy chế liên quan đến Kế toán – Tài chính 

B5. Rà soát, sửa đổi, xây dựng mới hệ thống quy định liên quan đến Kế toán – Tài chính

B6. Rà soát, sửa đổi, xây dựng mới hệ thống quy trình liên quan đến Kế toán – Tài chính B7. Rà soát, sửa đổi, xây dựng mới hệ thống báo cáo quản trị về Kế toán – Tài chính

B8. Xây dựng các công cụ hạch toán và lưu trữ số tài liệu, số liệu kế toán

B9. Giám sát hệ thống đã xây dựng 2-4 tháng việc triển khai công tác kế toán thuế theo quy mô hình đã xây dựng

 

Với cam kết:

• Phòng kế toán đảm bảo thực hiện đúng vai trò của kế toán: cung cấp thông tin tài chính và kiểm soát lại hoạt động các bộ phận trong công ty
• Hệ thống kế toán không phụ thuộc vào sự thay đổi của nhân sự kế toán
• Phòng kế toán là chốt chặn an toàn cho tài sản, vốn, lợi nhuận của công ty
• Ban giám đốc luôn có các thông tin về Tài chính một cách kịp thời, chính xác và được tư vấn để đưa ra các quyết định kinh doanh
• Các hoạt động của công ty đảm bảo đúng luật thuế, luật bảo hiểm, luật doanh nghiệp, luật tín dụng
• Số liệu kế toán luôn được đảm bảo an toàn, bảo mật
•  Đo lường và đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân sự phòng kế toán
• Các bộ phận khác trong Tổng công ty thuận tiện trong việc phối kết hợp với bộ phận kế toán
• Giải phóng 50% thời gian làm việc cho Ban lãnh đạo
• Quy trình thực hiện dịch vụ setup hệ thống kế toán
• Bước 1 :Trực tiếp khảo sát doanh nghiệp để có cái nhìn tổng thể, đánh giá tình trạng thực tiễn của khách hàng, tư vấn chi tiết về số liệu, nhân sự hệ thống bộ máy kế toán.
• Bước 2: Lập kế hoạch thực hiện theo tuần, tháng & Bắt đầu dự số liệu đầu kỳ
• Bước 3: Setup xây dựng phần mềm, hệ thống báo cáo thông minh phù hợp với ngành nghề, mục tiêu doanh nghiệp
• Bước 4 : Đưa số liệu và PM ( hướng dẫn, phân loại, định khoản) song song Lên phương án xây dựng hệ thống ( nhân sự, biểu mẫu, quy trình vận hành, kiểm soát…)
• Bước 5: Thực hiện trên cơ sở phương án được khách hàng phê duyệt để ra báo cáo kỳ 1
• Bước 6: Hoàn thiện bộ máy và ra báo cáo kỳ 2
• Bước 7: Tổng kết nghiệm thu kết quả đã thực hiện & Đào tạo chuyển giao
  
• Lý do sử dụng dịch vụ setup hệ thống kế toán AFO

Đội ngũ chuyên gia AFO với bề dày kinh nghiệm không chỉ tham vấn mà còn bắt tay thực hiện luôn cùng doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống kế toán thành công cho các doanh nghiệp từ ngành xây dựng, thương mại đến bất động sản, bán lẻ,…

• Hiểu sâu các vấn đề của lãnh đạo và nhân viên: Chúng tôi HIỂU SÂU SẮC các vấn đề của nhân, cũng như các ban lãnh đạo để có thể đưa ra một chiến lược tư vấn kế toán doanh nghiệp thuyết phục đem lại hiệu quả cao.
• Đội ngũ chuyên môn có kinh nghiệm lâu năm: AFO sở hữu đội ngũ chuyên môn trình độ chuyên môn cao, tốt nghiệp các trường đại học danh giá trong và ngoài nước với bề dày kinh nghiệm thực chiến tại các doanh nghiệp đa quốc gia và những tập đoàn lớn.
• Hỗ trợ trước – trong và sau dịch vụ TRỌN ĐỜI: AFO cam kết đồng hành cùng các doanh nghiệp xử lý tận gốc mọi vấn đề và phát triển các giải pháp tư vấn kế toán doanh nghiệp đến khi doanh nghiệp nhìn thấy sự thành công và bắt đầu thích nghi với những thay đổi mới.
• Chính xác: Đảm bảo tuân thủ đúng và đủ các chuẩn mực kế toán hiện hành, quy định pháp luật về kế toán và thuế. Cam kết mang đến lợi ích, hạn chế mọi rủi ro pháp lý có thể xảy ra với doanh nghiệp
• Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự.Tối ưu các chi phí cho hoạt động kế toán giúp doanh nghiệp có thể tập trung mọi nguồn lực tài chính vào việc phát triển
• Nhanh chóng & kịp thời: Bám sát thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh để đề xuất phương án hiệu quả, toàn diện, nhanh chóng với mọi thay đổi của doanh nghiệp.Tương tác, tư vấn kịp thời trong suốt quá trình doanh nghiệp dịch vụ.
• Bảo mật: AFO cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.